始末書は逆転へのチャンス。

始末書は逆転へのチャンス。

 

お詫び文書、代行します。
四の五の言わずに、始末書作りたい。という方はコチラ。

 

どうもこんにちわ、INAZOOです。

 

 

みなさん、始末書や顛末書の類って書いたことありますか?

 

 

僕の経験上、これ。一度は書いておいた方がいいですよ?

 

 

社畜時代
会社員として言わせてもらう、

それはないっ!

 

 

いなだナウ
お前は相当ミスを恐れていたよな。

仕事のミスって後から考えると

本っ当大したことじゃないよw

 

 

20番
仕事はな・・・

ちなみに俺は釈放された後どうしたんだ?

・・・やっぱ懲戒免職だよな。

 

 

いなだナウ
刮目しろ! 20番!!

 

 

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前向きに向き合う反省文書

 

 

さぁ僕が逮捕された後に、会社に出した始末書がこちら!!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

プライバシーってことで、ある程度は忖度させてください・・・。

 

 

 

 

まずは、冒頭に言わせてください。こちらの件、心の底から反省しています。

 

一重に自分の甘さ故に起こした事件であり、今後二度と同じことをしてはいけないと心に誓っています!!

 

 

ということで、今回は「始末書や顛末書の書き方」ではなく、これらのドキュメントを作成する上での心構え、反省文書をプラスに転化するテクニックについてお話ししていきます。

 

 

 

社畜時代
おいおい、

本当に反省してんか!?

 

 

いなだナウ
当然だ!

ただ、この経験が少しでも誰かの役に立てば、

捕まったこともプラスに転じると信じている。

 

 

 

 

人は誰だって大なり小なり過ちを起こすものです。その度にうなだれ、自分を責めてしまうものです。しかし、過ちってそんなに悪いことばかりではありませんよね。

 

 

考え方を変えれば、普通の人が体験できない経験をしたとも捉えることができます。

 

 

このように、起こしてしまったミスや事件を過剰に悔んだり、自分を責めたりせずに、前向きに捉える、あるいはプラスに変えるということはとても大切です。

 

いつまでもくよくよしていないで、過ちをポジティブな効果に転化することに注力しましょう。

 

 

尚、本記事に記載する、徹底的な自責の念も、あくまでテクニックとしてご理解ください。つまり、本当に自分のメンタルを追い込む必要はないということです。

 

 

スクールオブ俺
すげー自己暗示してんじゃんっ;;

 

 

いなだナウ
あとはもう、

善の行動あるのみだからな!!

 

 

また、今回は会社員としての振舞いについて言及していますが、別に会社を辞めたって問題はないですし、反省文や謝罪文というものはある種テクニックでどうにでもなります。

 

現に、書き方の構成やテンプレートは「顛末書 テンプレート」で検索してもらえれば山ほど出てきます。その辺からテンプレートをダウンロードして自分の経緯などを充て込むだけで誰だって作れますし、これだけで形式としての始末書や顛末書の制作は終わりです。

 

 

しかし、始末書や顛末書を出すということは、最悪の場合、懲戒処分を受けることもありますし、処分を免れても社内でマイナス評価のバイアスがかかってしまうことが多々あります。つまり、反省文書を作るという行為だけで、相応のネガティブな効果を生み出すということですね。

 

 

それは当然ですよね、社会的にも会社的にも様々な人に迷惑をかけたのですから。

 

 

その大前提を肝に命じた上で、極力ネガティブな効果を回避し、逆にポジティブなものに昇華させるために必要なのが、今回ご紹介する、反省文の書き方2.0です。

 

 

ちなみに、僕のように法に触れること、逮捕されるようなことをしでかした場合は・・・回避とか云々ではなく、一発懲戒解雇でしょう。これ当然です。

 

 

但し、僕は奇跡的に未だ会社員でいられています。幸か不幸か。具体的な処遇は3カ月間の減給でしたが、何か弱みを握られたわけでもなければ、社内で肩身が狭い思いもしていません。

 

 

何なら、処分前と処分以後では、自身の社内での影響力、職務の自由度、周りの協力具合、その他もろもろで全く異なります。では、どうやったのでしょうか?その辺も今回は詳しく紐解きます。

 

 

軽微なものあるいは、業務上相当な痛手を負うような事件を起こした場合のもの、いずれにせよ、これらの反省文書の気持ちの込め方や、作成から提出までのスタンスによっては、その後の自分のプレゼンスに大いに影響を及ぼします。それは、いい意味でも悪い意味でも、ということです。

 

 

僕は学生の時、反省文を書いて、意に反して教師や教頭に大きく評価されたことがあります(そんなもん誇るなっ)。

 

 

会社員になってからは、顛末書や始末書を書くたびに、これからの挽回に大いに期待され、以降、とても自由に振舞い、様々なサポートをしてもらえるようになりました。

 

 

スクールオブ俺
マジそんなもん誇んなっ!!ww

 

 

今日はそんなクズだから分かる、反省文の書き方のアップデート方法をご紹介します。

 

 

シンプルで簡潔な構成に

 

まずは、構成・ボリュームの話です。始末書や顛末書は、どのくらいの文字数・ページ数を書けばいいと思いますか?

 

 

始末書や顛末書と聞くと、事の顛末や反省の意を込める意味合いから、ついつい長々とこちらが知りうる事件の経緯をツラツラと書いてしまいがちです。大体1,000文字とか2,000文字くらいでしょうか。これは自身の反省度合いにも大きく左右されますよね。

 

 

しかし、受け取る側の気持ちはどうでしょうか?

 

 

言い換えれば、受け取る側の求めているもの、または、受け取った後の活用例までイメージできていますか?

 

 

まず、始末書や顛末書が求められる背景を理解します。様々な要素をそぎ落とし、シンプルに考えると、次の3つが求められる背景・理由だと言えます。

 

 

● 事件の事実、反省のエビデンス

● 再発防止策の検討

● 処罰を決定する上での資料

 

 

厳密に言うと、顛末書は事件の経緯等を中心に事実を簡潔に記述するものに対し、始末書は反省の意を込めた反省文のような位置づけになります。

 

 

しかし、いずれのドキュメントにせよ、文書のテンプレートや構成が異なろうと、込めるべきマインドは共通です(その辺は別途お話します)。

 

 

ここでよくあるのが、「顛末書だから、感情は入れずに事実を簡潔に書かないと!」とか、「始末書だから反省や再発防止意思を強調しないと・・・」などど、それぞれのドキュメントの種類によってウエイトの置き方に迷う、といった状況です。

 

 

ここで断言しましょう。そんなものはどうだったいいんですよ!!

 

 

というのも、上司だって始末書や顛末書を受け取った経験なんてそんなに多くはありません。※ドラマとか破天荒な刑事ドラマの見過ぎです。。

 

 

したがって、上司や役員も、各ドキュメントに求める詳細などを深く理解をしていません。ましてやそれぞれのドキュメントの定義なんざ重要ではありません。つまり、上に挙げた3つの目的で会社的に求められているだけ、あるいはエビデンスとして必要、そして何より純粋に同じことを繰り返したくないだけなのです。

 

 

これらの目的を踏まえた上で、いずれのドキュメントであろうと、次のようにシンプルで簡潔な構成で作成してください。

 

①概要

②原因

③結果(措置)

④再発防止

 

 

大きく分けると、この4つの構成を元に作成し、長めのプロジェクト(事件)であれば、原因の次項に、経緯詳細などを入れて+αすれば良いだけです。

 

 

要するに、

 

どういったことが、

なぜ起きて、

どうなったか、

どうやって再発させないか

 

これだけを抑えれば迷う必要はありません。

 

 

また、懲罰委員会などにかけられる場合は、当然のことながら役員クラスの目に触れるものになるので、シンプルな構成は意識しつつも、ビジネス文書としての表現や言い回しには注意した方が良いです。

 

 

これはあくまで希望的観測ですが、この懲罰委員会をなんとか突破できれば、汚名とはいえ、社内でのプレゼンスを上げることができます。

 

 

役員たちは、あなたの存在を認知するわけです、チャンスですね!!!(まずは反省です、反省!)

 

 

バブリー
俺はこういうポジな発想すきだわw

 

 

いなだナウ
確かにお前はこの辺得意だったよな。汗

 

 

仮に懲戒免職になろうと、幸か不幸か、誰かの記憶に鮮明に焼き付くインパクトを残す。これは、長い目で見たらとても貴重な経験と言えます。そういった、根拠のない前向きさも、文章となって始末書や顛末書に勢いをつけますので、覚えておいてください!

 

 

スクールオブ俺
始末書の勢いってなんやねんっ!!

 

 

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他責は抑え、自責中心に

 

次に、原因の記述についてです。

 

 

起きた事件、起こした事件、いずれにせよ、様々なことが要因として考えられるでしょう。

 

 

僕の例で見てみましょう。

 

 

飲酒運転をしてしまう原因として、外的要因を挙げるのであれば、そもそも車を運転している人間がいる中で飲み会を開催しない、あるいは、開催前に飲酒運転に関する注意喚起をする等々、いわゆる上長や先輩を含む同席者の監督責任も言及することは可能です。

 

 

というのも、僕が捕まった時の飲み会には、上司や先輩も参加していました。勿論、この人たちのせいなんかではありません。いい大人なので、もはや暗黙のルールとして、みんなが当然のように守るルールとして、敢えて言及しないというのは一般的な話です。

 

 

しかし、始末書や顛末書を作成する際に、保身のためにこれらの内容を記述することもできます。

 

 

とはいえ、上司に無理矢理飲まされた、とか、酒飲み状態なのに運転を強要されたなども考えられますが、事実であればこういった場合、始末書とか顛末書を書く以前の問題ですね。ただの事件ですよ。

 

 

それ以外にも、(とても他責過ぎて記述するのも偲ばれますが・・・)どうしても車を運転しないといけない理由があったとか、家族に迎えを頼まれて止む無く、などがありますが、これらの他責の要素は文章中から極力排除するように努めましょう。

 

 

先に述べた無理矢理飲まされたとか、運転強要といった悪質な場合も含めて、いずれの場合も、たいていは自分で制止することができます。この期に及んで人のせいや、外的要因のせいにしてはいけません。

 

 

つまり、基本的には自分でコントロールできるもの、自分のせいで起こしてしまったというポイントを強調することが最も大切です。

 

 

ここでワンポイントアドバイスですが、この文章に込める自責の念は、極端であれば極端な程良いです。わざとらしいとか、そんな媚び諂いたくないという意見もあるでしょう。しかし、イイですか、あなたは今、始末書や顛末書を書かないといけない立場なのです。

 

四の五の言わずに徹底的に自責の念を込めてください。いわば、一回自分を最底辺まで文章内で落とすのです。この落差は後の手法と掛け合わせて最終的には受け手(会社や上司)に好影響を及ぼします。

 

物理的よりも精神的な改善

 

次に再発防止策の明示についてです。

 

 

普通に考えて、ビジネス文書ですので、「今後はこうしようと思う」といった抽象的な精神論は避けるべきです。

 

 

社畜時代
無機質で物理的な文章は得意だぞ、俺!

 

 

いなだナウ
それも大事、

でも反省の向こう側にはいけない。

 

 

社畜時代
反省の・・・向こう側??

 

 

精神論を一切度外視したものとなると、物理的な策を講じて得られる、あるいは、変わるイメージが湧きません。つまり、物理的な策はあくまで、リスクの回避・軽減であり、リスクとなる諸悪の根源を断つことには繋がらないということです。

 

 

例えば、機密情報であるデータを紛失してしまったといったインシデントの場合、物理的な策は次のようなことが考えられます。

 

 

・バックアップを取る

・不用意にファイルのダウンロードはしない

・データのやりとりは暗号化

・USBの運用はしない 等々

 

 

但し、これだけ対策を講じたとしても、やる人はやります。

 

 

一瞬の油断とか、これなら大丈夫だろう・・・といった心の隙間、こういった注意の解れから重大なインシデントは起きます。これらはいわゆる、ヒューマンエラーってやつです。

 

 

この辺は、ある種不可抗力な部分もありますので、侍のように病的なまでの心配性、徹底したリスクヘッジといった究極に律することのできる精神がなくては完全に防ぐことはできません。

 

 

つまり、こういった抽象的な精神の改善を肝に命ずることで、物理的な対策自体に意味ができ、説得力も増すということです。

 

 

また、先の自責を主軸に展開するロジックと同様ですが、物理的な策というのは、具体性こそありますが、少し他責な印象を帯びているものが多いです。

 

 

社内システム・ネットワークが脆弱だからなど、物理的な原因を挙げればきりがありません。勿論こういった原因はしっかり取り除かなければなりませんが、始末書や顛末書を受け取る側からすれば、どんな理由にせよ、起こってしまった事には変わりがなく、起きる前には戻れません。

 

そして、このインシデントは淡々と再発防止策のアーカイブになるだけで、反省文書を受け取った側の感情には何の変化も起きません。むしろ、「なんか他人事な感じだな・・」という印象を持たれてしまうこともあります。

 

 

あくまで、自分に責任があることを軸に置き、最も効果的な改善策は、自分の中に潜む精神や認識を根本的に変えることである、という要素を明示することで、受け取った側の態度変容や「今後に期待したい」といった思いを誘発することができます。

 

 

その上で、物理的な対策を列挙することで、説得力を帯びた精神論の改善策へと昇華させることができます。

 

 

要するに、普通の反省文書を作ってもしょうがないのです。先にもお話ししましたが、この手のドキュメントは作ること自体がマイナスのバイアスを生むのですから。

 

 

そうだと割り切り、マイナス面からポジティブに捉えられそうな余白を見せること、これがとても重要です。

 

 

社畜時代
恐るべきポジティブだな・・・

 

 

いなだナウ
てか、そう考えないとメンタルがもたねーww

 

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次に、始末書や顛末書を作成、提出するスピードです。

 

 

これは、控え目にいっても、言われた当日、理想は提出を求められたら1時間程度で初稿を出しましょう。

 

 

このスピード感を維持することが重要なので、冒頭にも触れた通り、文章のテンプレートなどを活用して時短に努めることをお勧めします。

 

 

また、初稿と言った理由ですが、まずは直属の上司などの普段からコミュニケーションをとっている人間を取り込むことが重要なためになります。

 

 

始末書や顛末書は一度手を離れると、自分の預かり知らないところでどんどん走り始めます。つまり、手を離れる際に、間違った解釈や反省度合いが伝わらない状況で独り歩きをします。

 

 

反省に関する文章は、ラブレターのように受け取る人によっては刺さり方が異なります。この辺の、好き不好きに関する勘所を上司と握る、ということがポイントです。

 

 

また、比較的距離の近い上司に対して、反省の意思が伝われば、さらに上の役職者の手に文書が渡る際の、強力な味方にもなりうります。

 

 

いずれにせよ、悪いことをしたらすぐに謝るべき、というわけではありませんが、ビジネスの面では、スピードはその謝意に比例しますので、

 

 

速攻で作りましょう、

ありったけの反省を込めて。

 

 

迷惑範囲は想定+1

 

始末書や顛末書でのお決まり文言は「○○に迷惑をおかけし申し訳ございませんでした」です。※僕の始末書にも文末に記載されています。

 

この○○に該当するのが、当然会社、あるいは部署、取引先等など様々なところに係ってきます。

 

 

これは冒頭の僕の始末書には記載されていませんが、とても効果的なポイントですが、

 

 

それが、想定される迷惑範囲+1で考える、ということです。

 

 

つまり、実質的に会社へ迷惑をかけたのであれば、会社の信用を奪ってしまった、とか、業績悪化に寄与しかねない、といった具合に、より明確かつ具体的に迷惑範囲を記述し、自分の行いが、どのように影響しているか、あるいは影響しうるのかという点を、理解していることを記述しましょう。

 

 

これは、影響面のみならず、迷惑をかけた範囲でもいえることです。

 

 

会社に迷惑がかかる

→ 会社の社会的信用が落ちる

→ そこで働く社員にも影響が出る

→ 社員の家族も後ろ指をさされる、

 

 

といった具合に、考えうる迷惑範囲を頭の中で拡大していき、洗い出すことも大切です。

 

 

自分の過ちが巡り巡って様々な人に迷惑をかけているという点を理解している、という点を強調してみてください。

 

 

反省の意に厚みがでます。

 

 

スクールオブ俺
おいおい、

ただのアピールかよっ!!?

 

 

いなだナウ
それも大いにあるけど、

迷惑範囲の洗い出しは、

マインドセット的にも

再発防止にとても重要な策。

 

 

臨界点を強みに変える雰囲気を文章に出す

 

いわば、始末書や顛末書を書くことに至った時点で、普通の社員が味わえるものではありません。つまり、社会人であったり、会社員としての死にかけた人です。

 

 

しっかり反省した上で、よくよく考えてみると、こんな貴重な経験を活かさない手はありませんよね?

 

 

この要素は反省文書に盛り込むことで、妙な期待感を植え付けることができます。よく言いますよね、臨界点での経験が人生を変えた、みたいな。

 

 

一度、解雇されそうになったとか、罰則を受けたっていうことは、今後は何事も捨て身で挑むことができます

 

 

そのため、底に落ちている事象 → 仕事で結果を出して、借りを返す。というロジックで意思表明を展開すると、計り知れない伸びしろを読み手に感じさせることができます。

 

 

社畜時代
計り知れない伸びしろ・・・普段上司に最も見せたい要素・・

 

 

いなだナウ
まぁ計り知れない失望と隣り合わせだけどなww

 

 

今回は、業務で借りは返す、と書きましたが、これは文書の読み手の利害を理解した上で、読み手のメリットになるものに貢献する旨、力強く記述すれば良いのです。

 

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深く、深く反省する気持ち。

 

そして、最後はやはりこの気持ちです。

 

 

深く、深く反省する気持ち。これって案外持ってないと文章とか表情とかに出ます。

 

 

ポーズではなく、一度は本当に反省する気持ち、これは大切です。

 

 

しかし、責任を感じすぎることもありません。チャンスがあればまた再起すれば良いのです。

 

 

ここまで記述したものは、決して会社を欺け、いい顔をしろ!ということではなく、

 

 

一見すれば終わった状況だけど、反省している気持ち「これから俺、変わりますよ?」という思いを効果的に伝え、逆に一目置かれる存在になる、というテクニックです。

 

 

それが、僕の考える、反省文の書き方2.0であり、間違いや過ちをポジティブな力に変え、逆にその経験を自分の財産にしていくという生き方になります。

 

 

反省テクニックで何か質問等があれば、お気軽にDM等ください。

 

 

それでは、また。


書く時間が無い人は・・・

ここまで反省文や始末書等の書き方を見ていただきましたが、やっぱり早く書いて出さないといけない、そもそも書いている時間がない、といった方向けに、『お詫び文書代行サービス』を始めました。

 

ここまでに記述してきた、反省文や始末書を書くというネガティブな状況を逆にポジティブな期待感を煽るような方向に転嫁するテクニックを余すことなく活用し、あなたのお詫び文書をいなだが作成します。

 

また、急いで作ってみたものの、これで本当に上司や役員に出していいものなのか、添削やチェックをお願いしたい、というお悩みや相談にもお受けします。裁判所や検察官を唸らせた反省文テクニックであなたのドキュメントをプラスに転嫁します。

 

こちらにサービス内容の説明等がありますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。

 

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